ปัจจัยที่ส่งผลต่อความสำเร็จของมาตรการ Paperless ในกิจกรรม Back-office ของภาครัฐไทย: ศึกษาเปรียบเทียบกรณีการประชุมคณะกรรมการ 2 หน่วยงาน

Abstract

การศึกษาในครั้งนี้ต้องการตอบคำถามที่ว่าปัจจัยใดส่งผลต่อความสำเร็จในการเปลี่ยนผ่านการประชุมคณะกรรมการไปสู่การประชุมแบบไร้กระดาษ โดยศึกษาหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จในการเปลี่ยนผ่าน และศึกษาหน่วยงานที่ยังคงใช้กระดาษในการประชุมคณะกรรมการ เพื่อค้นหาปัจจัยที่ส่งเสริมหรือเป็นอุปสรรค หากมีการเปลี่ยนแปลงไปสู่การประชุมคณะกรรมการแบบไร้กระดาษ โดยอาศัยแนวคิดทฤษฎีรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ (e-government) เนื่องจากมาตรการไร้กระดาษและรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์เป็นการเปลี่ยนกระบวนการทำงานโดยอาศัยเทคโนโลยี งานวิจัยนี้ใช้ระเบียบวิธีวิจัยเชิงคุณภาพแบบกรณีศึกษา โดยเลือกคณะกรรมการของหน่วยงานภาครัฐในระดับสำนักงานมาศึกษา 2 หน่วยงาน โดยหน่วยงานแรกจัดเป็นหน่วยงานที่เปลี่ยนผ่านไปสู่รูปแบบไร้กระดาษได้สำเร็จ ส่วนหน่วยงานที่สองยังอยู่ในรูปแบบใช้กระดาษ โดยมีการสัมภาษณ์แบบกึ่งโครงสร้างกับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องและกรรมการในคณะกรรมการ ประกอบการศึกษาเอกสารประกอบการประชุมและเข้าสังเกตการณ์ในการประชุมคณะกรรมการด้วย ผลการวิจัย พบว่าปัจจัยที่เคยเป็นอุปสรรคต่อการใช้เทคโนโลยี เช่นกฎหมายและความเชื่อมั่นของคนที่มีต่อการใช้งานเทคโนโลยี เป็นปัญหาน้อยลง ในด้านกฎหมาย เพราะมีกฎหมายออกมารองรับมากขึ้น โดยเฉพาะพระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2563 แต่ในทางปฏิบัติ พบว่าในกระบวนการประชุมคณะกรรมการ กรรมการโดยตำแหน่งสามารถมอบหมายผู้แทนเข้าร่วมประชุม โดยอาศัยหลักการปฏิบัติราชการแทนจากพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ.2534 ซึ่งระบุว่าในการมอบอำนาจจะต้องทำเป็นหนังสือ และในด้านความเชื่อมั่นของคนที่มีต่อการใช้งานเทคโนโลยี เนื่องจากวิถีชีวิตที่พึ่งพาเทคโนโลยีมากขึ้น ทำให้ทัศนคติที่มีต่อการใช้งานเทคโนโลยีของคนเปลี่ยนไป นอกจากนั้น ยังพบว่าการมีผู้นำองค์กรที่มุ่งผลักดันการเปลี่ยนแปลงเป็นปัจจัยสำคัญของการเปลี่ยนผ่านที่สำเร็จ และงานวิจัยนี้ยังค้นพบปัจจัยเพิ่มเติมอีกหนึ่งปัจจัย ได้แก่ ผู้ช่วยด้านเทคโนโลยี ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ผู้ใช้งานเทคโนโลยีมือใหม่มีทัศนคติอันดีต่อการใช้ และยอมรับการเปลี่ยนผ่านไปสู่การประชุมคณะกรรมการในรูปแบบไร้กระดาษได้ในที่สุด