มุมมองและประสบการณ์เกี่ยวกับการใช้งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ภายในสำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทย

Abstract

งานวิจัยนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อศึกษา 1) มุมมองและความคิดเห็นเกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีระบบบริหารการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในองค์กรระบบราชการ, 2) ประสบการณ์ว่าด้วยปัญหาและอุปสรรคเกี่ยวกับการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรระบบราชการ, 3) กระบวนการปรับตัวในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรระบบราชการ โดยกำหนดให้เป็นการวิจัยเอกสารและการวิจัยเชิงคุณภาพ ซึ่งใช้เทคนิคการสัมภาษณ์เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลจากผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติงาน และผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานสารบรรณในองค์กรระบบราชการ ซึ่งในที่นี้ก็คือสำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทย ทั้งนี้ผลการวิเคราะห์ที่สำคัญของงานวิจัยนี้มีจำนวน 3 ประการ ได้แก่ ประการแรก ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ภายในสำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทยในปัจจุบันมีรูปแบบการดำเนินงานที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ทำให้การปฏิบัติงานมีความสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น ทั้งในแง่การ รับ – ส่ง เอกสาร และการจัดเก็บ/บันทึกเอกสาร ตลอดจนการสืบค้น/ตรวจสอบเอกสารย้อนหลัง ประการที่ 2 ปัญหาที่พบจากการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ แบ่งออกเป็น 4 ประเด็นหลัก ได้แก่ ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานบางส่วนยังติดกรอบรูปแบบการปฏิบัติงานของงานสารบรรณในรูปแบบเก่า, การขาดความเสถียรของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์, การขาดทักษะ/ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์, การขาดกฎหมาย/ระเบียบที่เกี่ยวข้อง/ส่งเสริมให้เกิดการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์อย่างเต็มรูปแบบ ประการสุดท้าย การปรับตัวที่เกี่ยวกับงานสารบรรณที่เกิดขึ้นภายในสำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทย เกิดขึ้นจากสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงในปัจจุบัน กล่าวคือสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด – 19 มีส่วนทำให้ทั้งผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานต่างพยายามขวนขวายที่จะปรับตัวเพื่อให้การดำเนินงานสารบรรณยังเป็นไปได้ตามปกติ แต่กระนั้นก็ยังพบว่าสมาชิกในองค์กรบางรายไม่ได้มีความสุขที่จะเปลี่ยนแปลงตัวเองแต่อย่างใด ดังนั้นพวกเขาจึงเลือกที่จะปรับตัวไปในทางที่ตัวเองต้องการมากกว่าความต้องการหรือการเปลี่ยนแปลงขององค์กร